Cómo distribuir correctamente el espacio y decorarlo en una oficina

Las empresas incentivan a sus empleados buscando continuamente nuevas opciones para conseguir que sean más productivos e incrementar la eficiencia laboral al mismo tiempo. Pero en una oficina, ¿Qué significa eso exactamente? y ¿Cómo se puede distribuir el espacio en una oficina de forma eficaz?

Y es que parece que los trabajadores ocupan un único espacio dentro del espacio de oficina, es decir el cubículo que tienen asignado. Sin embargo, los empleados pueden rendir mucho mejor cuando tienen distintos espacios de trabajo a su disposición, y pueden elegir el entorno más cómodo y propicio para sus tareas.

En la década de los 80 las empresas apostaron por los cubículos para dar a todos los empleados privacidad y la posibilidad de concentrarse a solas. A principios de los años 2000, los trabajadores demandaban más espacios abiertos donde colaborar y trabajar en equipo. Por el contrario, actualmente, los trabajadores demandan una combinación equilibrada de espacios tranquilos y privados y entornos de trabajo abiertos.

En esta línea de ofrecer distintas opciones de espacios a los trabajadores, aquí tienes algunas ideas para distribuir espacios de forma que favorezcan la eficiencia laboral:

Distribuir espacios abiertos de trabajo en equipo para la innovación.

Se trata de distribuir el espacio de oficina en entornos abiertos diseñados para la colaborar y fomentar el trabajo en equipo de manera espontánea.  Estos espacios proporcionan despachos abiertos sin paredes, o con semi paredes.

Este tipo de espacios se prestan muy bien para dinámicas de trabajo flexibles. Es decir, en lugar de tener un escritorio (u oficina) asignado, los empleados pueden simplemente encontrar un espacio libre y directamente usarlo.

Según la revista INC los millennials prefieren estos espacios de co-trabajo. Al preguntarles sobre este aspecto, el 84% afirmaron que se sentían más comprometidos y motivados cuando hacían coworking.

Distribuir espacios de trabajo silenciosos para resolver problemas

Algunas personas necesitan privacidad para tratar información confidencial del negocio (ingenieros y ejecutivos), o información personal sensible de los empleados (recursos humanos y legales). Muchos de estos empleados simplemente necesitan disponer forzosamente un espacio privado.

Incluso los trabajadores que normalmente no tienen un espacio concreto asignado, tienen, a veces, momentos en los que necesitan cierta privacidad. Si, por ejemplo, necesitan tratar un asunto personal, o delicado y no quieren hacerlo delante de sus colegas.

En estas situaciones, los espacios silenciosos y privados dentro de una oficina abierta permiten a los empleados hacer una llamada telefónica, o simplemente disfrutar de unos momentos de soledad.

Por otra parte, cuando se necesita una concentración intensa para realizar un trabajo concreto, los empleados pueden necesitar un entorno silencioso para ser más productivos aumentando su eficiencia laboral.

Distribuir espacios de encuentro donde colaborar.

Para evitar que los espacios de trabajo abiertos se conviertan en espacios demasiado ruidosos y caóticos, las reuniones de equipo deben tener lugar en espacios de reunión asignados. La mayoría de los negocios necesitan contar con diversas salas de reuniones:

• Sala de reuniones grande, adecuada para presentaciones ejecutivas y grandes reuniones de empleados.
• Una, o más salas de reuniones pequeñas, diseñadas para que los equipos se reúnan y puedan colaborar en proyectos comunes.

Dado que un porcentaje alto de los trabajadores pasan al menos parte de su tiempo trabajando a distancia, estos espacios de reunión deben diseñarse con la tecnología de conferencias adecuada, es decir, teleconferencia, videoconferencia o conferencia web.

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Distribuir espacios sociales para descansos y socializar

Los empleados necesitan también zonas para socializar con los demás. Puede ser una sala de descanso, una zona de café, o un área abierta donde sentarse. Los espacios sociales promueven mini encuentros o reuniones rápidas, en las que un empleado puede hacer una pregunta a otro compañero de trabajo, o bien compartir una idea.

Emplear colores y luz para decorar en los distintos entornos de trabajo

Diferentes colores producen diferentes efectos psicológicos, y pueden afectar a la manera de pensar, o sentir a un nivel subconsciente. Sabiendo esto, es posible influir en tus empleados utilizando los colores adecuados en el diseño de tu oficina.

El azul es comúnmente aceptado como uno de los colores más productivos que además favorece la eficiencia laboral de tus empleados, y es el "color favorito" más frecuente. Quizás porque es el color del cielo y del mar, el azul es relajante y típicamente nos hace sentir estables y en paz. Sin embargo, no olvides que el azul también puede resultar frío.

Decorar tu oficina con grandes ventanas y mucha luz natural puede mejorar tanto la moral, como la eficiencia laboral del personal.

Numerosos estudios han confirmado el impacto de la iluminación en la productividad y el bienestar en general, pero sigue siendo una idea poco explotada en la mayoría de los entornos de oficina, ya que se considera uno de los factores más difíciles de cambiar.

El aumento de los niveles de luz natural también fomenta la aparición de plantas de oficina, que han demostrado reducir los niveles de estrés en el lugar de trabajo y aumentar la productividad.