El Facility Management se ha convertido en uno de los sectores de mayor crecimiento en los últimos años. Actualmente, son muchas las organizaciones que reconocen ya, la importancia de FM (Facility Management) para gestionar eficientemente su cartera de propiedades y sus servicios asociados.
Al agrupar actividades de negocio primarias en distintos ámbitos: estratégico, táctico y operativo, las actividades de Facility Management resultan relevantes en varios niveles y dimensiones de la organización. Pero, ¿cuál es el verdadero alcance del FM en una organización?
Facility Management se define como la gestión de instalaciones, es decir, es un trabajo que no solo abarca una disciplina, sino que gestiona varias disciplinas para garantizar la funcionalidad de la instalación gracias a la integración de personas, lugares, procesos y tecnología.
Entendemos por gestión de instalaciones la coordinación de las operaciones de una instalación con el objetivo que la organización, en su conjunto, sea más eficiente.
Piensa en tu instalación, el edificio en sí y todo lo que hay dentro, tanto personas como objetos. Entonces, ¿Qué es el facility management? Es la administración, o gestión de esa instalación asegurando que todo funcione armoniosamente.
El término "instalación" se refiere a una serie de establecimientos que cumplen una función más importante, como es el suministro de bienes y servicios. Hablamos tanto de oficinas y fábricas, como de colegios, instalaciones deportivas, o centros de salud.
Cada una de estas instalaciones es una compleja organización de personas, equipos, departamentos, espacios y tecnologías. La gestión de instalaciones es la coordinación de todos esos elementos dentro de la instalación para que funcionen sin problemas.
A continuación, vamos a identificar y explicar en detalle los principales procesos, actividades y funciones que incluye el Facility Management:
Incluye la gestión de la cartera de propiedades, que forman parte de los activos inmobiliarios de la empresa y que están bajo un contrato de arrendamiento. Se compone, entre otros, de temas como la gestión de alquileres, impuestos, gestión inmobiliaria, registro y control de la gestión inmobiliaria estatal y pólizas de seguros, etc.
También se ocupa de funciones operativas como la gestión de la documentación básica de construcción y el cumplimiento de la legislación aplicable, permisos de construcción, inspecciones técnicas obligatorias y otros análisis más estratégicos y de mercado, o asesoramiento técnico sobre adquisiciones y ventas.
Incluye la gestión de espacios y entornos de trabajo para conseguir un uso correcto y, sobre todo, optimizado del espacio interior. Se ocupa también de funciones como la planificación del espacio, asignación de puestos de trabajo, gestión del mobiliario, programación de cambios en la distribución, mudanzas, etc.
Otra función a desempeñar en este proceso es la gestión y supervisión de los proyectos a realizar en el edificio (reformas de gran envergadura, traslados, acondicionamientos, etc.), así como la coordinación del proceso de gestión de los cambios necesarios en cada uno de ellos.
Incluye la gestión de servicios, dependientes, o no del edificio, que sirven de apoyo a la actividad principal de la empresa. Esta "gestión" incluye la definición de los servicios y sus requisitos (requisitos técnicos), la contratación de servicios a través de licitaciones, o cualquier otro proceso elegido, la negociación de contratos y la aprobación de proveedores, el control del cumplimiento de las obligaciones contractuales de los proveedores, etc.
El catálogo de servicios a gestionar varía en función de la empresa y puede incluir servicios más relacionados con el edificio centrados en mantener el edificio en funcionamiento: electricidad, gas, agua, sistemas contra incendios, etc.
Pero, también, servicios auxiliares que se refieren no sólo al edificio, sino también a los usuarios; limpieza, jardinería, recepción.... Para estos servicios, el Facility Management implantará la gestión de incidencias y las distintas demandas de los usuarios (reservas de salas de reuniones, de equipos y audiovisuales, informática, vehículos en renting).
Incluye la gestión del entorno organizativo teniendo en cuenta los procedimientos específicos y las normas de la empresa. De esta forma, incluye actividades como el desarrollo de una política medioambiental y otros aspectos sostenibles como la energía, o la gestión de residuos, así como las relacionadas con el cumplimiento de las normas de salud y seguridad, y los planes de protección contra incendios y evacuación.
Incluye aspectos estratégicos y de apoyo a toda la actividad como la gestión financiera, presupuestación y seguimiento, planificación de la continuidad del negocio, gestión de la información y elaboración de informes, etc.
En estos procesos, la mejora continua es una de las claves de lo que es el Facility Management. Y es fundamental, ya que la gestión de la innovación y la tecnología consigue que las instalaciones sean cada vez más eficientes.
Por otro lado, será esencial disponer de información precisa y de fácil acceso para la toma de decisiones, así como de herramientas informáticas específicas que faciliten la gestión de toda la información necesaria en FM.
En conclusión, todas las organizaciones requieren el trabajo de un Facility Manager, o de un equipo, para desarrollar su actividad de forma eficiente.
Es posible que en algunas organizaciones, debido a su modelo de negocio, no se necesiten todas las funciones de Facility Management aquí descritas, o que las funciones se distribuyen por separado en diferentes departamentos y no sean conscientes de que realmente son "funciones FM", pero al final estas funciones son necesarias para apoyar la actividad normal de cualquier organización.