La sala de reuniones siempre ha significado ese lugar donde los jefes y directivos acuden a discutir y a organizar las estrategias y resultados de la compañía. Lejos de ser un término arcaico, las nuevas salas destinadas creadas para esta actividad sí conllevan un cambio en el concepto.
La organización de reuniones de múltiple carácter creación han abierto la posibilidad de crear nuevos espacios, como los de “no trabajo” y los de descanso. Así, en función del tipo de reunión se realizará en un ambiente u otro.
¿Qué reuniones suceden en nuestra oficina?
- Periódicas: como su nombre indica, se reproducen de forma regular. Las más conocidas son las “reuniones de los lunes (o viernes)” donde se evalúa el trabajo de la semana, los objetivos y se elabora un repaso de las tareas que se deben suceder. Estas reuniones asiduas en la empresa, tienen carácter diaria, semanal, mensual y anual. Aunque no se programe de forma concreta, se sabe que existirá. En función de la seriedad del encuentro, se desarrollará desde una sala de reuniones hasta en un espacio de descanso.
- Puntuales: se producen cuando se sucede un hecho que rompe con la rutina o el plan fijado. Es típica de situaciones de crisis, entendiendo esta palabra como situaciones en las que aparecen imprevistos. También podemos definirlas como imprevistas. De hecho, se suelen suceder varias reuniones del mismo estilo. Según la índole del problema, por un lado, se reúnen los directores y jefes oportunos, que después deberán trasladar a los empleados a su cargo las direcciones marcadas en la anterior. Muchas reuniones de este tipo no son una buena señal de organización en la empresa.
- Programadas: son aquellas que vienen definidas o establecidas por sucesos de carácter temporal. Es decir, después de establecer objetivos estratégicos, se dispone una fecha en la que se hará un seguimiento o medirá la evolución o final de las acciones. Podemos saber cuándo una reunión es programada cuando los días previos la palabra “informe” se repite continuamente en la oficina.
- Formales o informales: esta categoría implica el grado de seriedad, relevancia e importancia de los reunidos. Una reunión en la que participan directivos de la misma empresa o de varias empresas será una reunión formal donde prima un protocolo empresarial. En él está acotado y acordado el tema a tratar y se rige por dichas normas. En cambio, las reuniones informales carecen de un protocolo o donde se prime el estatus laboral. Se fomenta el respeto tanto en la jerarquía ascendente como descendente.
- Brainstorming: son de carácter colaborativo. La lluvia de ideas aporta una visión conjunta del equipo que constituye la compañía. Son, en reuniones de este tipo, donde se aprecia el liderazgo y compromiso de cada uno. Además, se observa y desarrolla la comunicación e interacción entre los trabajadores. Este efecto es muy positivo porque permite encontrar más fácil las soluciones a los problemas y enseña a los participantes a no dar juicios y comentarios negativos que puedan frustrar el proceso creativo.
Múltiples profesionales de las relaciones laborales, sector empresarial y psicología insisten en la importancia de las reuniones en la oficina. Son fundamentales para alcanzar el éxito de los proyectos y los mejores resultados. Se fomentan valores de colaboración que, ante determinados obstáculos laborales, los compañeros sólo podrán ayudarte.
¿Qué tipo de reunión se repite más en tu oficina?