El Facility Managment tiene como misión mejorar la empresa sobre la que actúa de diversas formas: gestionar los procesos, los servicios, y los espacios trabajo son algunos de los principales objetivos, pero para que el Facility Managment cumpla de verdad con su razón de ser, todos los objetivos deben estar alineados con los objetivos de la empresa.
Puede parecer simple y evidente, pero lo cierto es que en la práctica de la profesión no resulta tan sencillo distinguir entre los objetivos estratégicos de la empresa, y las tareas urgentes con las que suele apremiar el día a día de la organización. Una parte esencial del trabajo del Facility Managment consiste en escuchar de forma activa a sus clientes y a la empresa, para poder entender sus necesidades y atenderlas de la mejor manera posible, logrando así alinear la gestión con los requerimientos. Pero en ocasiones, las necesidades que se reciben de los clientes son contradictorias con la estrategia de la empresa. ¿Cómo actuar en estos casos?
Un plan estratégico es lo que permite que el Facility Managment se muestre realmente útil, cabalgando las contradicciones gracias a la brújula que proporciona un plan estratégico sólido.
Plan estratégico del Facility Managment
La realización de un plan estratégico de Facility Managment debe partir del plan estratégico de la organización a la que asiste. Además, se deben tener en cuenta la visión y la misión de la empresa, así como los objetivos estratégicos. Partiendo de esa información, se desarrolla el propio plan estratégico relacionando tanto los principios como los objetivos de la empresa con los del Facility Managment, para asegurar la alineación y la correspondencia entre ellos.
Procesos internos del Facility Managment
Como hemos visto el Facility Managment trata de la gestión y la mejora, pero para poder realizar el trabajo de manera adecuada, el sector debe mantener también la atención vigilante sobre los procesos internos y la evaluación de la empresa. Podemos diferenciar dos procesos internos fundamentales: uno a nivel estratégico y otro a nivel táctico.
El nivel estratégico consiste en alcanzar y mejorar la comprensión de la organización. Para ello se utilizan diversos parámetros de análisis con el objetivo de conseguir el alineamiento estratégico con los objetivos de la empresa.
El segundo proceso interno, el táctico, consiste en una evaluación o auditoría para conocer la parte práctica de la organización. Es decir, para conocer el tipo de usuarios que la forman, las infraestructuras, los espacios, los servicios, y las demás necesidades para poder mejorarlas en el futuro.
Modelo de gestión del Facility Managment"
Una vez que el Facility Managment cuenta con un plan estratégico, y ha trabajado sobre los procesos internos pertinentes, solo queda dedicarse finalmente a la operación. Para ello, hay cuatro modelos de gestión, cada uno relacionado con un ámbito diferente. La aplicación de los cuatro modelos de gestión de una manera armónica, asegurará un trabajo minucioso y completo, y se corresponderá con la mejora de todos los aspectos de la organización.
Modelo de provisión: Este modelo se centra en la relación con el entorno físico y los servicios prestados. Presta atención a las infraestructuras, los espacios, el equipamiento, los proveedores, etc.
Modelo de Gobierno: El objetivo es la alineación con el negocio tanto a nivel estratégico, táctico como operativo. Una de las claves de este modelo de gobierno, es el diseño de un sistema de Reporting que facilite la toma de decisiones en cada uno de los niveles de interacción.
Modelo de control de riesgos: Consiste en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los inmuebles y servicios, para proponer la estrategia más eficaz para prevenirlos, y reaccionar en caso de que ocurran.
Sistema de calidad: Se basa en la continua mejora y optimización de la calidad de todos los servicios. Para ello, la medición es una parte fundamental, ya que permite un análisis objetivo de los avances. Este modelo de gestión suele establecer mediciones de los niveles de servicio, costes, factores que afectan al coste, satisfacción, incidentes y accidentes.
Esperamos haber arrojado algo de luz sobre proceso que el Facility Managment recorre desde la estrategia inicial, hasta la implementación de las operaciones. A pesar de que se trata de un campo nuevo, y afortunadamente en continua mejora y crecimiento, no por ello se debe descuidar el alineamiento con los objetivos fundamentales de la organización en todas sus fases.
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