Las oficinas tradicionales, con diferentes despachos y espacios compartimentados forman parte de un pasado que se está desvaneciendo rápidamente. Hoy en día ese tipo de diseño de oficinas ya no encaja con el espíritu de trabajo creativo y en equipo por el que apuestan la mayoría de las empresas.
La distribución en espacios abiertos, las mesas de trabajo compartidas y las herramientas tecnológicas interactivas son algunas de las características más comunes de las últimas tendencias en entornos de trabajo.
Sin embargo, no todo es color de rosa cuando hablamos de oficinas sin despachos, según estudio realizado por la BBC, los trabajadores son un 15% menos productivos y tienen grandes problemas para concentrarse en espacios de trabajo abiertos.
La clave para mantener la concentración puede estar en ciertos consejos que se centran tanto en la mentalidad individual de los trabajadores, como en la estructura operativa de la empresa:
Estrategias de gestión y organización
Se trata de mejorar la concentración de los empleados facilitando períodos de concentración. Son cinco pasos clave:
- Establecer zonas tranquilas. Incluso si el espacio es limitado, la creación de pequeñas áreas “tranquilas” con recursos disponibles ayudan a promover la concentración. Tan simple como incentivar el uso de la sala de conferencias, o una biblioteca improvisada donde los empleados puedan atrincherarse en silencio y trabajar concentrados.
- Programar momentos de tranquilidad. Determinar tiempos de silencio puede mejorar la concentración de los empleados. Cada semana, designa unas pocas horas de silencio, en las que se anime a los empleados a trabajar individualmente sin ruido. Funciona bien, por ejemplo establecer un horario al menos dos veces a la semana de 2 a 3 horas por la mañana, o por la tarde.
- Fomentar el uso de señales de ocupado. Una señal de "ocupado" hará saber al resto de compañeros de trabajo que no deben molestar a un trabajador en ese preciso momento.
- Minimizar el intercambio de emails. Demasiados correos electrónicos provocan frustración, e interrupciones constantes para los trabajadores. Limitando el número de emails circulando facilitas que tus empleados puedan concentrarse.
- Tener en cuenta el ruido ambiental. El ruido puede ser un problema grave en las oficinas abiertas, reuniones de pasillo, charlas en la oficina, música, tos, o estornudos. Según los estudios la productividad puede disminuir en un 66% como resultado del ruido.
Puedes solucionar el problema sugiriendo que tus empleados escuchen música, o "ruido blanco" con auriculares. El uso de auriculares se está convirtiendo en la abreviatura de “Estoy ocupado, no me interrumpas”, en los espacios de trabajo.
La concentración es un trabajo en sí mismo. Los espacios de trabajo abiertos dan a la dirección una sensación de control del trabajo, permitiendo al mismo tiempo que los empleados cambien de puesto de trabajo en cuanto al espacio, y con quien colaboran.
Llámalo organización de la concentración, o redefinición de la privacidad en el trabajo, pero cada trabajador tendrá así una responsabilidad en la carga de trabajo de consolidar el tiempo privado para mejorar su concentración. Todo el mundo se beneficia de un mejor equilibrio entre los objetivos personales y los del equipo en la oficina.
