En las últimas décadas hemos visto cómo la tecnología invadía todavía más nuestras oficinas. Los primeros dispositivos que se adaptaron fueron los teléfonos, seguidos de fax e impresoras. En los 90 pantallas de ordenador, ratones y videocámaras agilizaron nuestras tareas y el papel se convirtió en un soporte de apoyo. En la actualidad, los dispositivos iniciales no han variado pero sí lo que podemos hacer con ellos. Lo que sí lo han hecho son las aplicaciones y nuevas herramientas como la ‘nube’. Pero: ¿se puede trabajar sin papel?
Cómo trabajar en tu oficina 100% digital
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- Capacidad de almacenamiento y de un servidor web: Al igual que requerimos de carpetas para ordenar nuestros documentos y estanterías en los que reposen, necesitamos espacio de almacenamiento digital. Tenemos dos vías: la primera, se trata de dispositivos de memoria externa. En ella guardamos los proyectos y los documentos que no usemos a menudo para mantener la agilidad del ordenador. Son muy recurridos para evitar hackeos de documentos importantes, aunque no debemos abusar de estos dispositivos. La segunda son aplicaciones y herramientas de la ‘nube’. Son soluciones externas de empresas como Dropbox y GoogleDrive. Permiten acceder a nuestros documentos sin importar el lugar o el ordenador utilizado. Basta con una conexión a internet para guardarlos, actualizarlos y acceder a ellos. Es una solución cómoda, sobre todo para quienes trabajan de forma conjunta o en equipo. La única contra es la cesión de la seguridad de los documentos al servidor contratado.
- Firma electrónica: es crucial para documentos importantes como los contratos. Con la firma electrónica evitamos imprimir los documentos y tiene la misma validez que una firma en bolígrafo. Sirve para identificar al firmante de manera inequívoca y asegura la integridad del documento. También existen certificados para empresas: de persona jurídica, de pertenencia a la empresa y de representante entre otros. Para obtenerla es necesario disponer de un certificado digital o de un DNI electrónico. Entre las instituciones que tramita este documento encontramos la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y el Banco de España, aunque está disponible también algunos bancos.
- Escáner: todavía hay empresas no digitalizadas al 100% o documentos que hemos adquirido de forma física. Este dispositivo te ayudará a mantener la integridad de tu oficina 100% digital. Sólo necesitas un escáner de alta velocidad y definición. Para los documentos digitales que luego se necesitan editar, existen herramientas como ABBY FineReader que te ayudará cambiarlos.
Beneficios de trabajar sin papel
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- El primer beneficio que percibirás es el económico. Evitarás comprar papel y material de oficina que, en el día a día, suponen un gran uso y un gran gasto a final de mes.
- Ahorrarás tiempo ya que todo lo que necesitas está tras el monitor. Tardarás menos en buscar los documentos así como la impresión de los mismos.
- Ayudas al medio ambiente. Se calcula que se necesita de un árbol para crear 12.000 hojas de papel. Aunque se perciba como es asumible, a la larga el ecosistema te lo agradecerá.
- Disminuirá el espacio empleado en guardar documentos que, probablemente, no volverás a leer. Mejorará el ambiente de tu oficina y la sensación de agobio por estar rodeado de papeles.
¿Apuestas por tener una oficina 100% digital?
