El Facility Manager y su rol en la transformación digital

¿Que es el Facility Management?

El Facility Management se ocupa de la gestión integrada de tecnologías, personal, sistemas y procesos múltiples e interdisciplinarios. El objetivo del Facility Manager es crear un entorno eficiente y colaborativo para cumplir con los objetivos y la misión clave de una empresa.

Áreas de acción del Facility Manager:

• Gestión de Personal
• Gestión de proveedores y especialistas
• Gestión del portafolio de propiedades
• Mantenimiento del edificio
• Gestión de los servicios del edificio
• Gestión de los servicios de apoyo
• Gestión de proyectos
• Servicio de atención al cliente
• Temas Ambientales
• Optimización de estanterías
• Compras
• Gestión de riesgos
• Gestión Financiera
• Gestión de la calidad
• Gestión de la información

Entonces, ¿Qué hace exactamente un Facility Manager?

• Proporciona un punto de entrada único para coordinar todos los aspectos de un edificio. En concreto, la coordinación de los servicios relacionados con el funcionamiento eficiente y efectivo incluyen la configuración y ejecución de un servicio de asistencia técnica para todos los servicios y el seguimiento del trabajo como, así como las actividades de los clientes.
• Es responsable de contratar servicios que cumplen con los requisitos del cliente aportando valor al dinero invertido.
• Desarrolla la estrategia y plan de gestión de instalaciones que incluye plantear el edificio a largo plazo asegurando que las soluciones añaden valor y no son sólo correcciones a corto plazo.
• Gestiona cuestiones de sostenibilidad e informa sobre los servicios generales.
• Reduce el impacto del uso de las instalaciones en el medio ambiente garantizando que los principios medioambientales se apliquen.
• Gestiona grandes contratos, es decir, limpieza y mantenimiento técnico para garantizar que los contratistas se adhieren a las normas acordadas.
• Responsable de algunos aspectos del cumplimiento de la normativa de salud en el entorno laboral.

La transformación digital de la empresa

Las nuevas tecnologías están modificando la forma en que muchas empresas llevan a cabo sus negocios, es la denominada transformación digital de la empresa. Según encuesta mundial realizada en 2015 por MIT Sloan Management Review y Deloitte casi el 90% de los encuestados prevén que las tendencias digitales modificarán sus industrias en gran medida o moderadamente.

Con estos cambios que impactan en la forma en que las empresas gestionan sus bienes inmobiliarios, el desarrollo de nuevas estrategias es fundamental para los equipos de Facility Management.

Sin embargo, la mayoría siguen estando mal equipados y no están preparados para la transformación digital y los desafíos que conlleva. Por ejemplo, un comentario frecuente entre los Facility Manager es que carecen de la experiencia y los conocimientos necesarios para utilizar el análisis de datos en la toma de  decisiones.

Funciones del Facility Manager en la transformación digital

Realizar la transición al Facility Management digital supone automatizar los procesos de negocio del Facility Manager. Son cuatro áreas clave en las que se ven las funciones del Facility Manager en la transformación digital:

Servicios digitales de extremo a extremo

Practicamente todas las funciones del Facility Manager pueden realizarse de forma más eficiente mediante la tecnología digital. Desde el uso de sensores para detectar bombillas quemadas hasta la automatización de los flujos de trabajo mediante el uso de una plataforma online que informa a los proveedores para realizar reparaciones, la tecnología acelera los procesos al tiempo que permite una mayor transparencia, ya que todos los participantes pueden ver en qué fase se encuentra un requerimiento.

Las operaciones pueden optimizarse aún más empleando los datos de uso y rendimiento del edificio para obtener información como cuándo y cuántos empleados están en la oficina.

Esto no sólo te permite capturar datos que antes no se rastreaban en los sistemas basados en papel, sino que también genera más datos que se pueden analizar para cumplir con las prioridades de tu empresa.

Por ejemplo, se puede reducir el espacio de oficinas para ahorrar costes, mientras que se pueden crear nuevas fuentes de ingresos alquilando espacio innecesario para arrendamientos a corto plazo.

Productividad y satisfacción empleados

Tener el talento adecuado es uno de los mayores activos que una empresa puede poseer. Gracias a la transformación digital puedes ofrecer un lugar de trabajo atractivo con flexibilidad y ventajas y el Facility Manager es el encargado de hacerlo posible y conseguir esta ventaja estratégica.

Los Facility Manager pueden asesorar sobre las instalaciones adecuadas para crear nuevos niveles de personalización del espacio y eficiencia a través de herramientas como una app o instalaciones basadas en la “cloud” nube que permiten a sus empleados trabajar y colaborar con sus compañeros de trabajo de forma remota.

Energía y sostenibilidad

Actualmente, gracias a los sistemas de tecnología de edificios inteligentes cada vez más sofisticados, los Facility Manager pueden llevar la eficiencia energética y la sostenibilidad a nuevos niveles.

Por ejemplo, los sistemas de gestión de energía muy avanzados detectan patrones de uso complejos y adaptan el uso de energía con precisión a los ocupantes específicos. El aumento de las apps también ha creado aplicaciones de temperatura e iluminación según demanda que los trabajadores de oficina pueden descargar en sus dispositivos móviles para controlar la temperatura y la iluminación en una oficina o zona individual, en lugar de en toda una planta. Esto crea una situación en la que tu organización puede disfrutar del ahorro de energía y al mismo tiempo dar a los empleados una sensación de control sobre su entorno.

Cumplir con las normativas

Un aspecto clave del Facility Management es el cumplimiento, que implica asegurarse de que todo lo que se encuentra dentro y alrededor del edificio y las oficinas se adhiere a las regulaciones gubernamentales y a las normas de seguridad pertinentes.

Lo que solía ser un proceso basado en papel, de larga duración, costoso e intensivo en mano de obra, puede hacerse más preciso, más simple y más eficiente con la transformación digital de la empresa.

¿Cómo puede comenzar la transformación digital de tu empresa? Un buen comienzo sería discutir el proceso, los costes y los beneficios de invertir en digitalización, y cómo puede contribuir a los objetivos y resultados finales de tu empresa.

Estos pasos requieren un cambio dramático en la forma en que se ve tradicionalmente la tecnología, pero hacerlo permitirá a tu organización ser más ágil y flexible, situandola en el mundo digital de hoy en día.